Agile Transformation virtuell gestalten – geht das auch in der Praxis?

Ganz ehrlich: Das haben wir uns anders vorgestellt! Agiles Transformieren: Ja. Digitalisierung: Ja. Anders arbeiten: Ja. – Aber gleich so radikal?
Erst vor zwei Monaten habe ich im Blogbeitrag „Agile Transformation in meinem Berufsalltag" beschrieben, was in einer agilen Transformation wichtig ist und auch von einem aktuellen Projekt erzählt. Damals hat vieles bereits sehr gut funktioniert: die Plannings, Sprints, Kernteammeetings und Reviews, gar nicht zu reden von den Managementmeetings. Wir waren auf einem guten Weg, mit allem was dazu gehört: Widerstand, Konflikte, Erfolgserlebnisse, Rückschläge, Hochs und Tiefs. Eigentlich waren wir auf eine Rüttelstrecke vorbereitet, aber nicht auf so etwas!

Corona-Krise als Game-Changer

Auf einen Schlag konnten auch wir in den agilen Teams und im Kern­team keine Treffen mehr orga­ni­sieren, das Thema Kurz­ar­beit war am Tisch und kostete viel Energie und die bren­nende Frage war: Kann so ein agiler Change auch virtuell weiter­ge­führt werden? Geht das auch mit weniger Ressourcen und welche Wirkungen können wir erzielen?
Ehrlich gesagt wussten wir es zu Beginn nicht. Zuviel war unsi­cher und die Aufmerk­sam­keit überall anders nur nicht beim Change. Die Chancen standen am Anfang nicht so gut. Aber nach kurzer Zeit erkannten wir, dass wir einen Trumpf in der Hand hatten: Ein paar Wochen zuvor war aufgrund des Changes ein digi­tales Tool ausge­rollt worden, mit dem alle Mitglieder der Orga­ni­sa­tion auch virtuell zusam­men­ar­beiten konnten. Was zuvor mit Wider­stand behaftet war, war auf einmal das Beste was passieren hatte können. Die Zustim­mung aller Mitar­bei­te­rInnen war enorm hoch. Und: Immer mehr waren der Meinung, dass der Chan­ge­pro­zess eine gute Vorbe­rei­tung auf die Krise war.

Gute Vorzeichen

Mit dieser Stim­mung haben wir es gewagt, ein virtu­elles Kern­team­mee­ting zu orga­ni­sieren. Die Infra­struktur hatten wir ja! Und in diesem virtu­ellen Meeting war klar: Komme was wolle, wir wollen weiter­ma­chen und das neu Gelernte nicht verlieren! Und: Wir müssen es halt auf die verän­derten Rahmen­be­din­gungen anpassen, proto­ty­pisch und virtuell. Das war das Go und der Weg in eine wirk­lich neue Lern­reise. Vieles war zu bedenken und auch zu inte­grieren: Wie gehen wir mit den Ängsten im Kontext der Krise um? Was heißt das für Mitar­bei­te­rInnen, die in Kurz­ar­beit und Teil dieses Prozesses sind? Und wie schaffen wir es auch mit den Konflikten und Wider­ständen fertig zu werden? Wie sehen jetzt Formate aus, die vorher für zwei Tage geplant waren? Und wie haben wir die Dyna­miken und Wirkungen gut im Blick?

Stärken stärken

Zuerst haben wir iden­ti­fi­ziert worin die Stärken liegen. Das Gute war, dass wir vieles an dem bishe­rigen Prozess anknüpfen konnten. Zusätz­lich mussten wir nur kriti­sche Erfolgs­fak­toren für die nächste Zeit entwi­ckeln. So blieb die Prozess­logik gleich und wir passten im ersten Schritt nur die Taktung der Formate an, indem zum Beispiel Reviews jetzt alle 3 Wochen statt zuvor im 4 Wochen-Rhythmus statt­finden, und verkürzten dafür die Dauer der virtu­ellen Meetings. Wichtig war auch, dass die Projekt­teams die neue virtu­elle Platt­form konse­quent nutzen: So können Infor­ma­tionen auch von den Personen gefunden werden, die Aufgrund der Kurz­ar­beit nicht dabei sein können. Und das Verwun­der­liche: Es funk­tio­niert! Den Auftakt hat der erste Review gemacht: Wir haben es gemeinsam geschafft, dass dieser Review, wie sonst auch, das Lager­feuer des Prozesses darstellte. Wir haben es mit Musik und richtig coolen Übungen hinbe­kommen. Alle Projekt­teams arbei­teten danach weiter und produ­zieren nach wie vor tolle Proto­typen. Wir alle sind faszi­niert, wie wir es schaffen im Home-Office trotzdem immer weiter­zu­kommen. Das ist die eine Seite der Medaille. Natür­lich gibt es auch eine andere Seite: Laufend begegnen uns Chal­lenges.

Challenges, die echt fordern: Überforderung, Ängste und Konflikte

Eine Heraus­for­de­rung ist mit der Über­for­de­rung der Teams und auch einzelner Team­mit­glieder in virtu­ellen Meetings umzu­gehen. Gerade im virtu­ellen Kontext, der mit Krise behaftet ist, braucht es einen Raum, in dem Sorgen und Ängste der Personen Platz haben, um auch gut inhalt­lich arbeiten zu können. Gefühlt kostet dies online noch mehr Kraft, weil weniger Sinne zur Verfü­gung stehen, die wahr­nehmen und einen Ausgleich schaffen. Schwierig ist es, wenn Meetings zu kurz geplant sind. Deshalb achten wir jetzt darauf, dass genug Zeit vorhanden ist, um Persön­li­ches zu teilen und sich mit anderen auszu­tau­schen. Dafür nutzen wir vor allem die Check-Ins, Formate wie virtu­elle Klein­gruppen und auch Pausen, die lust­voll gestaltet sind.

Die zweite wirk­liche Heraus­for­de­rung erleben wir, wenn Konflikte und Wider­stände entstehen oder schwelen. Das ist auch deshalb proble­ma­tisch, weil genau das auch ein zentraler Aspekt im Trans­for­mieren ist. Schwierig ist es diese Themen auf den Tisch zu bringen und konstruktiv zu bear­beiten, weil sich Einzelne leichter entziehen können als sonst. Oft weiß ich nicht genau, ob die Botschaften ankommen und ob das Erzählte auch so gemeint ist. Erst jetzt wird spürbar, wie sehr Präsenz und ein gemein­samer Raum in der Konflikt­be­ar­bei­tung unter­stützen. Damit Klärung und Ausein­an­der­set­zung auch online gelingen, braucht es die Bereit­schaft von allen Seiten daran sinn­voll zu arbeiten. Druck hilft da wenig! Wir erleben hier Unter­schied­li­ches. Manches klappt echt gut, vor allem wenn bereits viel Verbind­lich­keit und Vertrauen aufge­baut wurden und auch geübt wurde Dinge zur Sprache zu bringen. Vieles klappt aber auch nicht, weil es für die Betei­ligten zu unan­ge­nehm ist oder weil Einzelne nicht bereit und ganz einfach nicht anwe­send sind. Da warten wir oder suchen nach anderen Wegen, um die Dinge zu klären.

Bauen wir nur Luftschlösser oder erzielen wir echte Wirkungen?

Diese Frage stellen wir uns immer wieder. Woran erkennen wir, dass sich auch wirk­lich etwas verän­dert? Werden die gewünschten Wirkungen erzielt? Funk­tio­niert Trans­for­mieren auch in einer virtu­ellen Praxis? Ich glaube, die richte Antwort darauf gibt es nicht bzw. ich weiß sie nicht. Ich bin der Meinung, dass es bis zu einem gewissen Grad funk­tio­niert, weil ich es gerade selbst erlebe! Täglich lerne ich dazu was alles geht und bin im posi­tiven Sinne erstaunt was alles gelingt. Wenn es um einen kompletten agilen Trans­for­ma­ti­ons­pro­zess geht, der virtuell gestaltet wird, bin ich skep­tisch. Eine Seite ist sicher auch, weil ich gerne mitten im Geschehen bin und mit den Menschen persön­lich arbeite. Das ist schon noch mal etwas anderes! Die andere Seite ist, dass im virtu­ellen Kontext vieles nicht sichtbar wird, weniger Inter­ak­tion statt­findet und so viele Sinne nicht genutzt werden können. Aber diese Fragen machen uns bei Neuwal­degg neugierig. Das ist auch der Grund, weshalb wir dieses Thema in nächster Zeit befor­schen, damit wir es besser verstehen. Dazu werden wir Sie updaten! Einen Teil dieser Vertie­fung haben wir bereits in unserem neuen Buch inte­griert, das zu unserer Freude endlich beim Verlag liegt.

Uns inter­es­siert auch Ihre Meinung: Was denken Sie? Kann eine agile Trans­for­ma­tion auch im virtu­ellen Kontext funk­tio­nieren? Was sind Ihre Gedanken und Glau­bens­sätze dazu? Welche Rahmen­be­din­gungen braucht es?

Die Autorin:

Barbara Buza­nich-Pöltl ist Mana­ging Part­nerin bei Neuwal­degg und beschäf­tigt sich unter anderem intensiv mit den Themen Agile Trans­for­ma­tion und Purpose und Stra­tegie. Dazu hat siegerade auch mit Frank Boos an einem Buch gear­beitet, das mitt­ler­weile beim Verlag ist und das noch dieses Jahr erscheinen soll. Und sie ist Projekt­lei­terin des Work­shop-Formats Agiler Frei­raum, das dem Expe­ri­men­tieren mit agilen Facetten dient.

Agiler Freiraum goes online, 25. Mai 2020

Erst­mals veran­stalten wir unser erfolg­rei­ches Work­shop-Format, das dem Expe­ri­men­tieren mit agilen Facetten dient, als 3‑stündiges Online-Format. Das Thema diesmal: „Mit verteilter Auto­rität kluge Entschei­dungen treffen”. Freuen Sie sich auf über­ra­schende agile Formate und die Gestal­te­rinnen Anna Jant­scher und Elisa­beth Deutsch.