Entscheidungssicher durch die Krise …

Das erste Zusammentreffen nach dem Corona Shut Down stellte das gesamte Neuwaldegger Team vor eine neue Situation: alle Präsenztermine und Workshops waren abgesagt. Im schnell einberufenen Teammeeting gab es für kurze Zeit (wirklich nur kurz ;-)) die Tendenz, die Verantwortung an die Geschäftsführung und die Gesellschafter:innen zu delegieren. „Ihr müsst jetzt Entscheidungen treffen und sagen, wie es weitergeht.“ Nach 10 Minuten hatten wir uns alle wieder gesammelt und uns auf unsere Organisationsstruktur (Holacracy) und deren Entscheidungsprozesse besonnen. Wir blieben dabei, unsere verteilte Autorität und das Agieren aus den Rollen heraus auch bzw. gerade in diesen Zeiten ernst zu nehmen und danach zu handeln.

Verteilte Autorität vs. Alphatier

Das Thema der verteilten Entschei­dungs­macht ist in diesen Zeiten nicht nur für selbst­or­ga­ni­sierte Teams ein wich­tiges. In unserer Beglei­tung von Führungs­kräften und Teams erleben wir derzeit häufig folgendes Phänomen: Entschei­dungen, die früher durch Mitarbeiter:innen selbst getroffen wurden, landen jetzt wieder auf dem „Chef“-Tisch. Viele Mitar­bei­tende schauen in Rich­tung Leitung, die jetzt auf einmal wieder, viel mehr als früher, entscheiden soll. Das promi­nen­teste Beispiel dazu aus der aktu­ellen Medi­en­be­richt­erstat­tung – die Firma SAP, die auf Grund der Krise und den raschen Entschei­dungen, die getroffen werden müssen (so steht es in der offi­zi­ellen Pres­se­aus­sen­dung), wieder von der verteilten Auto­rität zu einer Ein-Mann-Spitze zurück­ge­kehrt ist. Es scheint ganz gene­rell, dass sich viele in Zeiten der Krise eine starke Alpha­kraft wünschen, die durch die Unsi­cher­heit führt.

Die Krise als Chance

Das mag in manchen Situa­tionen der rich­tige Weg sein. Gleich­zeitig sind wir davon über­zeugt, dass die Fähig­keit einer Orga­ni­sa­tion, Entschei­dungen kontext- und inhalts­ab­hängig zu verteilen und daraus zu lernen, statt immer wieder die selben zentralen Entscheider heran­zu­ziehen, in einem dyna­mi­schen Umfeld wett­be­werbs­ent­schei­dend ist. Genau deshalb ist es aus unserer Sicht so wichtig, auch in Zeiten wie diesen nicht nur den vermeint­lich einfa­cheren Weg zu gehen, der lautet: Die Führungs­kraft entscheidet. Durch diese Haltung bleibt viel Poten­zial auf der Straße liegen.

Es lohnt sich daher, sich folgende vier Fragen zu stellen:

• Wie gehen wir als Team mit Entschei­dungen um?
• Welche Entschei­dungs­ver­fahren nutzen wir, wenn nicht immer nur die Führungs­kraft entscheidet?
• Welche Voraus­set­zungen braucht es, damit diese Verfahren funktionieren?
• Und wie kann das alles virtuell gelingen?

Wie also Entscheidungen treffen? 

Im ersten Schritt ist es wichtig, über folgende Fragen Klar­heit zu erlangen:

• Was soll weiterhin die Führungs­kraft entscheiden?
• Was soll durch einzelne Rollen entschieden werden?
• Was soll im Team entschieden werden?

Mit den Ergeb­nissen macht man sich dann im zweiten Schritt Gedanken darüber, welches Entschei­dungs­ver­fahren (z.B. Einzel­ent­scheid, Konsent, IDM, Konsens, …) passend ist.

Hilf­reiche Tipps aus unserer Erfah­rung dafür sind:

• Einzel­ent­scheide gelingen dann gut, wenn es auch klare Rollen­pro­file gibt. Diese beschreiben den Zweck der Rolle, die allei­nige Auto­rität (was nur diese Rolle entscheiden darf – Achtung: auch eine Führungs­kraft dürfte das dann nicht über­stimmen) und die gene­rellen Verantwortlichkeiten.
• Teament­scheide können gut gelingen, wenn es einen Vorschlag gibt, den jemand aus einer Rolle heraus einbringt und danach mit dem Konsent­ver­fahren, das nach schwer­wie­genden Einwänden und nicht nach Zustim­mung fragt, entschieden wird.
• Teament­schei­dungen brau­chen eine klare Moderation.

Safe enough to try?

Gene­rell ist es hilf­reich, an Teament­schei­dungen mit der Haltung „Is it safe enough to try?“ heran­zu­gehen. Hinter diesem Prinzip steht die Ausrich­tung nicht bis in die Perfek­tion zu analy­sieren und zu disku­tieren, sondern sich mit Blick auf den Vorschlag zu fragen: „Ist es sicher genug?“ diesen Vorschlag anzu­nehmen oder wirft er uns zurück? Wissend, dass wir ihn jeder­zeit wieder ändern können. Damit gewinnen Teams an Geschwin­dig­keit bei der Entschei­dungs­fin­dung und kommen schneller ins Auspro­bieren, Lernen und Tun. Der Wunsch nach der perfekten Lösung ist oft hinder­lich um einfach mal den nächsten Schritt zu gehen.

Virtuelle Herausforderungen

Im virtu­ellen Arbeiten ist die Trans­pa­renz über getrof­fene Entschei­dungen beson­ders wichtig. Prin­zi­piell sollten vor allem Beschlüsse zu den gemein­samen Spiel­re­geln und verein­barten Vorge­hens­weisen für alle zugäng­lich abge­legt sein. Das kann auch für neue Mitarbeiter:innen sehr hilf­reich sein. Gemeinsam als Team können zusätz­lich folgende Fragen geklärt werden:

• Gibt es eine eigene Rolle, die für die Doku­men­ta­tion verant­wort­lich ist?
• Wie können wir volle Trans­pa­renz für alle sicherstellen?
• Wer mode­riert unsere Meetings?
• Gibt es einen geteilten Abla­geort, an dem Meeting­pro­to­kolle oder sogar Aufzeich­nungen der Meetings abge­legt werden, so dass jene, die nicht dabei waren, nach­voll­ziehen können, was entschieden wurde?

Long story short …

Klar­heit darüber zu haben, wie Entschei­dungen in der Orga­ni­sa­tion am besten und schnellsten getroffen werden können, ist beson­ders in Krisen­si­tua­tionen ein klarer Vorteil. Sich mit diesem Thema einmal genauer ausein­an­der­zu­setzen, ist die inves­tierte Zeit wert!

Die Autorinnen:

Anna Jant­scher ist Bera­terin und seit letztem Jahr auch Mana­ging Part­nerin bei Neuwal­degg. Ein Schwer­punkt ihrer Arbeit ist die Beglei­tung von Teams und Orga­ni­sa­tionen in mehr Selbst­or­ga­ni­sa­tion. Gemeinsam mit Barbara Buza­nich-Pöltl gestaltet sie unsere Work­shopreihe Agile Frei­räume.

Elisa­beth Deutsch ist Bera­terin bei Neuwal­degg. Sie begleitet Menschen und Orga­ni­sa­tionen dabei ihr volles Poten­zial zu entfalten. Eine nach­haltig posi­tive Wirkung ist ihr wichtig. Mit acht­samer Entschlos­sen­heit und Krea­ti­vität deckt sie verbor­gene Bedeu­tungen und Zusam­men­hänge auf, die ihren Kund:innen regel­mäßig Aha-Erleb­nisse bescheren. Agilität, Trans­for­ma­ti­ons­pro­zesse und syste­mi­sches Coaching, immer inspi­riert vom Purpose, sind ihre Lieblingsthemen.

Agiler Freiraum goes online, 25. Mai 2020

zum ersten Mal in der Geschichte der Agilen Frei­räume veran­stalten wir unser erfolg­rei­ches Work­shop-Format im virtu­ellen Raum. Diesmal wird es um das brand­ak­tu­elle Thema „Mit verteilter Auto­rität Entschei­dungen treffen“ gehen und wie sonst auch wird mit agilen Facetten expe­ri­men­tiert. Freuen Sie sich auf ein 3‑stündiges Webinar (14.00 – 17.00 Uhr), inno­va­tive Format-Ideen und die Gestal­te­rinnen Anna Jant­scher und Elisa­beth Deutsch.
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