Entschei­dungs­si­cher durch die Krise …

Das erste Zusam­men­treffen nach dem Corona Shut Down stellte das gesamte Neuwal­degger Team vor eine neue Situa­tion: alle Präsenz­ter­mine und Work­shops waren abge­sagt. Im schnell einbe­ru­fenen Team­mee­ting gab es für kurze Zeit (wirk­lich nur kurz ;-)) die Tendenz, die Verant­wor­tung an die Geschäfts­füh­rung und die Gesellschafter:innen zu dele­gieren. „Ihr müsst jetzt Entschei­dungen treffen und sagen, wie es weiter­geht.“ Nach 10 Minuten hatten wir uns alle wieder gesam­melt und uns auf unsere Orga­ni­sa­ti­ons­struktur (Holacracy) und deren Entschei­dungs­pro­zesse besonnen. Wir blieben dabei, unsere verteilte Auto­rität und das Agieren aus den Rollen heraus auch bzw. gerade in diesen Zeiten ernst zu nehmen und danach zu handeln.

Verteilte Auto­rität vs. Alpha­tier

Das Thema der verteilten Entschei­dungs­macht ist in diesen Zeiten nicht nur für selbst­or­ga­ni­sierte Teams ein wich­tiges. In unserer Beglei­tung von Führungs­kräften und Teams erleben wir derzeit häufig folgendes Phänomen: Entschei­dungen, die früher durch Mitarbeiter:innen selbst getroffen wurden, landen jetzt wieder auf dem „Chef“-Tisch. Viele Mitar­bei­tende schauen in Rich­tung Leitung, die jetzt auf einmal wieder, viel mehr als früher, entscheiden soll. Das promi­nen­teste Beispiel dazu aus der aktu­ellen Medi­en­be­richt­erstat­tung – die Firma SAP, die auf Grund der Krise und den raschen Entschei­dungen, die getroffen werden müssen (so steht es in der offi­zi­ellen Pres­se­aus­sen­dung), wieder von der verteilten Auto­rität zu einer Ein-Mann-Spitze zurück­ge­kehrt ist. Es scheint ganz gene­rell, dass sich viele in Zeiten der Krise eine starke Alpha­kraft wünschen, die durch die Unsi­cher­heit führt.

Die Krise als Chance

Das mag in manchen Situa­tionen der rich­tige Weg sein. Gleich­zeitig sind wir davon über­zeugt, dass die Fähig­keit einer Orga­ni­sa­tion, Entschei­dungen kontext- und inhalts­ab­hängig zu verteilen und daraus zu lernen, statt immer wieder die selben zentralen Entscheider heran­zu­ziehen, in einem dyna­mi­schen Umfeld wett­be­werbs­ent­schei­dend ist. Genau deshalb ist es aus unserer Sicht so wichtig, auch in Zeiten wie diesen nicht nur den vermeint­lich einfa­cheren Weg zu gehen, der lautet: Die Führungs­kraft entscheidet. Durch diese Haltung bleibt viel Poten­zial auf der Straße liegen.

Es lohnt sich daher, sich folgende vier Fragen zu stellen:

• Wie gehen wir als Team mit Entschei­dungen um?
• Welche Entschei­dungs­ver­fahren nutzen wir, wenn nicht immer nur die Führungs­kraft entscheidet?
• Welche Voraus­set­zungen braucht es, damit diese Verfahren funk­tio­nieren?
• Und wie kann das alles virtuell gelingen?

Wie also Entschei­dungen treffen?

Im ersten Schritt ist es wichtig, über folgende Fragen Klar­heit zu erlangen:

• Was soll weiterhin die Führungs­kraft entscheiden?
• Was soll durch einzelne Rollen entschieden werden?
• Was soll im Team entschieden werden?

Mit den Ergeb­nissen macht man sich dann im zweiten Schritt Gedanken darüber, welches Entschei­dungs­ver­fahren (z.B. Einzel­ent­scheid, Konsent, IDM, Konsens, …) passend ist.

Hilf­reiche Tipps aus unserer Erfah­rung dafür sind:

• Einzel­ent­scheide gelingen dann gut, wenn es auch klare Rollen­pro­file gibt. Diese beschreiben den Zweck der Rolle, die allei­nige Auto­rität (was nur diese Rolle entscheiden darf – Achtung: auch eine Führungs­kraft dürfte das dann nicht über­stimmen) und die gene­rellen Verant­wort­lich­keiten.
• Teament­scheide können gut gelingen, wenn es einen Vorschlag gibt, den jemand aus einer Rolle heraus einbringt und danach mit dem Konsent­ver­fahren, das nach schwer­wie­genden Einwänden und nicht nach Zustim­mung fragt, entschieden wird.
• Teament­schei­dungen brau­chen eine klare Mode­ra­tion.

Safe enough to try?

Gene­rell ist es hilf­reich, an Teament­schei­dungen mit der Haltung „Is it safe enough to try?“ heran­zu­gehen. Hinter diesem Prinzip steht die Ausrich­tung nicht bis in die Perfek­tion zu analy­sieren und zu disku­tieren, sondern sich mit Blick auf den Vorschlag zu fragen: „Ist es sicher genug?“ diesen Vorschlag anzu­nehmen oder wirft er uns zurück? Wissend, dass wir ihn jeder­zeit wieder ändern können. Damit gewinnen Teams an Geschwin­dig­keit bei der Entschei­dungs­fin­dung und kommen schneller ins Auspro­bieren, Lernen und Tun. Der Wunsch nach der perfekten Lösung ist oft hinder­lich um einfach mal den nächsten Schritt zu gehen.

Virtu­elle Heraus­for­de­rungen

Im virtu­ellen Arbeiten ist die Trans­pa­renz über getrof­fene Entschei­dungen beson­ders wichtig. Prin­zi­piell sollten vor allem Beschlüsse zu den gemein­samen Spiel­re­geln und verein­barten Vorge­hens­weisen für alle zugäng­lich abge­legt sein. Das kann auch für neue Mitarbeiter:innen sehr hilf­reich sein. Gemeinsam als Team können zusätz­lich folgende Fragen geklärt werden:

• Gibt es eine eigene Rolle, die für die Doku­men­ta­tion verant­wort­lich ist?
• Wie können wir volle Trans­pa­renz für alle sicher­stellen?
• Wer mode­riert unsere Meetings?
• Gibt es einen geteilten Abla­geort, an dem Meeting­pro­to­kolle oder sogar Aufzeich­nungen der Meetings abge­legt werden, so dass jene, die nicht dabei waren, nach­voll­ziehen können, was entschieden wurde?

Long story short …

Klar­heit darüber zu haben, wie Entschei­dungen in der Orga­ni­sa­tion am besten und schnellsten getroffen werden können, ist beson­ders in Krisen­si­tua­tionen ein klarer Vorteil. Sich mit diesem Thema einmal genauer ausein­an­der­zu­setzen, ist die inves­tierte Zeit wert!

Die Autorinnen:

Anna Jant­scher ist Bera­terin und seit letztem Jahr auch Mana­ging Part­nerin bei Neuwal­degg. Ein Schwer­punkt ihrer Arbeit ist die Beglei­tung von Teams und Orga­ni­sa­tionen in mehr Selbst­or­ga­ni­sa­tion. Gemeinsam mit Barbara Buza­nich-Pöltl gestaltet sie unsere Work­shopreihe Agile Frei­räume.

Elisa­beth Deutsch ist Bera­terin bei Neuwal­degg. Sie begleitet Menschen und Orga­ni­sa­tionen dabei ihr volles Poten­zial zu entfalten. Eine nach­haltig posi­tive Wirkung ist ihr wichtig. Mit acht­samer Entschlos­sen­heit und Krea­ti­vität deckt sie verbor­gene Bedeu­tungen und Zusam­men­hänge auf, die ihren Kund:innen regel­mäßig Aha-Erleb­nisse bescheren. Agilität, Trans­for­ma­ti­ons­pro­zesse und syste­mi­sches Coaching, immer inspi­riert vom Purpose, sind ihre Lieb­lings­themen.

Agiler Frei­raum goes online, 25. Mai 2020

zum ersten Mal in der Geschichte der Agilen Frei­räume veran­stalten wir unser erfolg­rei­ches Work­shop-Format im virtu­ellen Raum. Diesmal wird es um das brand­ak­tu­elle Thema „Mit verteilter Auto­rität Entschei­dungen treffen“ gehen und wie sonst auch wird mit agilen Facetten expe­ri­men­tiert. Freuen Sie sich auf ein 3‑stündiges Webinar (14.00 – 17.00 Uhr), inno­va­tive Format-Ideen und die Gestal­te­rinnen Anna Jant­scher und Elisa­beth Deutsch.
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