So gelingt virtuelle Zusammenarbeit
Soziale Kontakte können durch virtuelle Zusammenarbeit unterstützt werden. Doch die letzten Tage haben uns allen sehr deutlich vor Augen geführt, wie sehr wir trotz allem auf sie angewiesen sind. Wir sind alle soziale Wesen und haben gerne direkten Kontakt mit unseren Geschäftspartner:innenund Teamkolleg:innen. Aktuell ist dieser (fast) nur virtuell möglich. Unsere Großgruppenveranstaltungen und größeren Workshops sind von Verschiebungen, Absagen oder der Verlegung in den virtuellen Raum betroffen. Wie machen wir das Beste daraus, wenn wir auf persönliche Treffen verzichten müssen?
Verteilte Entscheidungsfindung hilft in Zeiten wie diesen
Wie vielen von unseren Leser:innen bekannt ist, sind wir (als Beratergruppe Neuwaldegg) holakratisch organisiert. Das heißt, wir praktizieren seit über 5 Jahren verteilte Entscheidungsfindung und setzen auf Autonomie und Transparenz. Aktuell ist das von Vorteil. Dieser agile Ansatz und unsere flexible Struktur versetzen uns in die Lage, den Problemen der Gegenwart gut zu begegnen.
Viel Erfahrung mit Skype for Business, WebEx, Teams und Zoom
Wir alle werden jetzt durch Einschränkungen bei Reisen, Quarantäne oder klare Home-Office-Regeln vor neue Herausforderungen gestellt. Alle unsere Berater:innen arbeiten seit vielen Jahren laufend mit Skype for Business, WebEx, Teams und Zoom. Meetings, Coachings oder kleinere Workshops bis ca. 8 Personen können wir problemlos virtuell abbilden. Für größere Online-Workshops bis ca. 20 Teilnehmer:innen verfügt unser Team über Spezialist:innen. Diese für speziell für virtuelle Workshops ausgebildeten Moderator:innen für sorgen - u.a. mit Zoom - auch in diesen Workshops für eine hohe Interaktion. Es geht auch noch größer: Wir können interaktive Webinare für Großgruppen anbieten und die persönliche Weiterentwicklung mit virtuellen Tools (Micro-Learning) unterstützen.
Unsere Erfahrung und Best Practices teilen
Zusätzlich geht es in nächster Zeit vor allem um Eines: In dieser Unsicherheit trotzdem weiter agieren zu können und die eigene Organisation manövrierfähig Gerne möchten wir unsere Erfahrung und Best-Practices bzgl. virtueller Zusammenarbeit mit Ihnen teilen. Damit diese gelingt, geht es um mehr als nur technisches Knowhow.
Sind einige Meeting-Teilnehmer:innengemeinsam im physischen Raum und sind nur einzelne virtuell dabei, kann schnell Gruppenbildung und das Gefühl der Ausgrenzung entstehen. Es kann schon reichen, wenn der eine oder andere (leisere) Kommentar oder Witz untergeht. Damit das gar nicht erst passiert, haben wir bei Neuwaldegg in solchen Fällen die Rolle eines sog. Meeting Buddy. Die Rolle versetzt sich in die virtuellen Teammitglieder und sorgt dafür, dass das Setup für diese passt, deutlich gesprochen wird und zum Beispiel das Flipchart für alle sichtbar ist.
Wenn man sich über einen längeren Zeitraum nicht sieht, sollte - neben guten virtuellen Meetings - verstärkt auf Führung und Zusammenarbeit geachtet werden. Wie kann Ausrichtung und Abstimmung stattfinden, wie sorgt man für Aufgabentransparenz? Auch für letzteres gibt es Tools, wie Trello, Tasks in Teams oder virtuelle Standups um die Wochenziele klar zu ziehen.
Was passiert in dieser Zeit mit der wichtigen informellen Ebene, wo Beziehungen gestärkt werden („Tribespace”)? Normalerweise ist der Raum dafür der Kaffeeautomat oder beim gemeinsamen Mittagessen. Und nun? Wir haben z.B. dafür bei Teams die Praise-Funktion hinzugefügt. Damit können diese wertschätzenden Momente auch im virtuellen Alltag gelebt werden.
Das geht auch online. Zum Beispiel können alle am Anfang eines virtuellen Meetings einen kurzen Einblick in das persönliche Umfeld über die Kamera zeigen. Oder Geburtstag feiern! Tipp: Öffnen Sie den virtuellen Meetingraum 10 min früher, so ist Zeit für informellen Austausch.
Virtuelle Zusammenarbeit gut gestalten …
Nicht jeder ist gewohnt so zu arbeiten. Wir haben in den letzten Wochen vermehrt Teams unterstützt, ihre virtuelle Zusammenarbeit gut zu gestalten und dabei weit mehr berücksichtigt als die technischen Aspekte. Vielmehr geht es um die o.a. Punkte, um Dinge wie Überarbeitung der Teamvereinbarungen, um die Herausforderungen einer funktionierenden virtuellen Zusammenarbeit zu meistern (z.B. Kernzeiten oder Fokuszeiten, in denen man sich nicht gegenseitig stört). Wir bieten dazu in Kürze ein Webinar an. Detailfinformation weiter unten.
Jetzt andere Formen der Zusammenarbeit lernen
Die aktuelle Lage fordert uns allen viel ab. Dennoch können wir ihr auch Positives abgewinnen – zumindest auf längere Sicht. Ob freiwillig oder unvermeidbar – wir erproben jetzt andere Formen der Zusammenarbeit mit mehr Selbstorganisation und Führung. Digitale Tools werden dadurch ein Teil von uns. Nach der Krise, in einem wieder entspannten Umfeld, werden wir sie weiter benutzen – zusammen mit vielen Anwender:innen, die vorher noch wenig bis keine Erfahrung damit hatten.
Webinar
Webinar-Hots & Information: Insa Meier, David Max Jeggle
Anmeldung für den 2.4., 14.00 – 14.45 Uhr
Registration for April 2, 11.00 – 11.45 (Englisch Session)
Das Webinar am 26.3. ist bereits ausgebucht.
Die Autor:innen:
Insa Meier beschäftigt sich schon seit vielen Jahren als Beraterin mit den Themen Führung und Zusammenarbeit im virtuellen Setting. David Max Jeggle ist Berater und Experte für digitale Transformation. Beide stehen für Austausch und Sparring rund um das Thema virtuelle Zusammenarbeit zur Verfügung und möchten Ihnen in der aktuellen Situation gerne Impulse und Unterstützung zur Verfügung stellen.